Blog / Betriebskostenabrechnung prüfen: Leitfaden für Vermieter und Kapitalanleger

Als Vermieter einer Immobilie sind Sie verpflichtet, Ihren Mietern einmal jährlich eine korrekte Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Auch wenn die Abrechnung häufig von einer Hausverwaltung erstellt wird, bleibt die inhaltliche Verantwortung beim Eigentümer. Umso wichtiger ist es, die Abrechnung sorgfältig zu prüfen. Nicht nur, um formale Fehler zu vermeiden, sondern auch, um die Wirtschaftlichkeit der Immobilie im Blick zu behalten.

Der folgende Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie als Vermieter oder Investor die Betriebskostenabrechnung Ihrer vermieteten Immobilie prüfen sollten.

Betriebskosten oder Nebenkosten: Was ist der Unterschied?

Im Alltag werden die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ häufig gleichgesetzt. Rechtlich ist das jedoch nicht ganz korrekt.
Nebenkosten umfassen grundsätzlich alle laufenden Kosten, die im Zusammenhang mit einer Immobilie entstehen. 

Betriebskosten sind dagegen nur jene Kosten, die laut Betriebskostenverordnung tatsächlich auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Kurz gesagt: Nicht jede Nebenkostenposition ist automatisch eine umlagefähige Betriebskostenposition. Für Vermieter ist diese Unterscheidung elementar, da nicht umlagefähige Kosten nicht Bestandteil der Abrechnung sein dürfen

Warum überhaupt eine Betriebskostenabrechnung?

Im laufenden Mietverhältnis leisten Mieter in der Regel monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten. Diese Beträge basieren auf einer Schätzung. Erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums werden die tatsächlich angefallenen Kosten ermittelt und mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet.

Ergibt sich dabei ein Überschuss, erhält der Mieter ein Guthaben. Liegen die tatsächlichen Kosten höher, entsteht eine Nachzahlung. Gleichzeitig dient die Abrechnung als Grundlage, um die Vorauszahlungen für das kommende Jahr realistisch anzupassen.

Formale Anforderungen: Wann ist eine Abrechnung wirksam?

Eine Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten, um rechtlich wirksam zu sein. Als Vermieter sollten Sie prüfen, ob folgende Punkte klar und nachvollziehbar dargestellt sind:

• die Gesamtkosten je Kostenart
• die einzelnen Betriebskostenpositionen
• der verwendete Umlage– bzw. Verteilerschlüssel
• der auf die jeweilige Einheit entfallende Kostenanteil
• die vom Mieter bereits geleisteten Vorauszahlungen
• das Ergebnis: Guthaben oder Nachzahlung

Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie rechnerisch nicht nachvollziehbar, kann die Abrechnung formell unwirksam sein. In diesem Fall verliert der Vermieter unter Umständen den Anspruch auf eine Nachzahlung.

Welche Kosten dürfen umgelegt werden und welche nicht?

Umlagefähig sind ausschließlich laufende, regelmäßig anfallende Kosten, die durch den Gebrauch des Gebäudes entstehen. 

Dazu zählen unter anderem:

• Grundsteuer
• Heiz- und Warmwasserkosten
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Pflege von Außenanlagen
• Hausmeisterleistungen
• Gebäude- und Haftpflichtversicherungen
• Schornsteinfeger, Allgemeinstrom, Gemeinschaftsantennen

Nicht umlagefähig sind dagegen insbesondere:

• Reparaturen und Instandhaltungen
• Verwaltungskosten
• Finanzierungskosten (z. B. Zinsen)
• einmalige Anschaffungen

Als Eigentümer sollten Sie besonders bei Rechnungen der Hausverwaltung prüfen, ob Instandhaltungsleistungen korrekt herausgerechnet wurden – hier passieren in der Praxis häufig Fehler.

Abrechnungszeitraum: Genau zwölf Monate

Der Abrechnungszeitraum muss immer exakt zwölf Monate umfassen. Zwar ist es nicht zwingend erforderlich, nach dem Kalenderjahr abzurechnen, längere Zeiträume sind jedoch unzulässig.

Kürzere Abrechnungszeiträume sind nur in Sonderfällen erlaubt, etwa bei einem Mieterwechsel. Als Vermieter sollten Sie sicherstellen, dass die Hausverwaltung den Zeitraum korrekt abbildet, da andernfalls ein formeller Fehler vorliegt.

Wichtig: Fristen beachten: Wann muss die Abrechnung vorliegen?

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Entscheidend ist der tatsächliche Zugang, nicht das Versanddatum. Wird diese Frist versäumt, kann eine Nachforderung nicht mehr geltend gemacht werden. Ein Guthaben zugunsten des Mieters bleibt dagegen weiterhin bestehen.

Verteilerschlüssel prüfen: Wohnfläche, Verbrauch oder Einheiten?

Die Betriebskosten müssen nach dem im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssel umgelegt werden. Übliche Schlüssel sind:

• Wohnfläche
• Verbrauch
• Anzahl der Personen
• Anzahl der Wohneinheiten

Besonders wichtig: Bei Heiz- und Warmwasserkosten schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Als Vermieter sollten Sie prüfen, ob der in der Abrechnung verwendete Schlüssel mit dem Mietvertrag übereinstimmt und korrekt angewendet wurde.

Wirtschaftlichkeit der Kosten hinterfragen

Auch wenn Betriebskosten grundsätzlich umgelegt werden dürfen, gilt für Vermieter das Wirtschaftlichkeitsgebot. Das bedeutet: Die Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zu Leistung und Marktüblichkeit stehen.

Gerade bei stark steigenden Kosten – etwa für Hausmeister, Reinigung oder Versicherungen – lohnt sich ein Vergleich mit Vorjahren oder ähnlichen Objekten. Eine Betriebskostenabrechnung ist nicht automatisch korrekt, nur weil sie rechnerisch stimmt.

Belegeinsicht: Kontrollrecht des Vermieters

Als Eigentümer haben Sie jederzeit das Recht, die Originalbelege einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Das ist besonders wichtig, wenn die Abrechnung von einer externen Hausverwaltung erstellt wird.

Eine regelmäßige Belegprüfung hilft nicht nur, Fehler zu erkennen, sondern auch, Kostenstrukturen langfristig zu optimieren.

Fehler in der Abrechnung: Wie damit umgehen?

Stellen Sie Fehler fest, etwa falsche Umlagen, fehlerhafte Beträge oder nicht umlagefähige Kosten, sollten diese umgehend gegenüber der Hausverwaltung korrigiert werden, bevor die Abrechnung an den Mieter geht.

Nach Zugang beim Mieter besteht für diesen wiederum eine Einwendungsfrist von zwölf Monaten. Um Streitigkeiten zu vermeiden, ist eine sorgfältige Prüfung im Vorfeld unerlässlich.

Fazit: Betriebskostenabrechnung als Kontrollinstrument nutzen

Die Betriebskostenabrechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Richtig genutzt, liefert sie wertvolle Informationen über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Immobilie, mögliche Einsparpotenziale und die Qualität der Arbeit Ihrer Hausverwaltung.

Auch wenn die Erstellung ausgelagert ist, sollten Vermieter und Kapitalanleger die Abrechnung regelmäßig selbst prüfen. Das schützt vor rechtlichen Risiken, stärkt die eigene Position gegenüber Mietern und trägt langfristig zu einer stabilen Rendite bei.

 

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